Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
1. Genel Amaç
İFM Fuarcılık Anonim Şirketi (İFM) olarak kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin tüm temel hak ve özgürlüklerinin korunması hususlarında azami özen ve dikkati gösteriyoruz. Bu çerçevede verisini işlediğimiz her bir ilgili kişiye karşı şeffaflık ve açıklık ilkelerini uygun şekilde hareket etmekteyiz.
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) İFM Fuarcılık Anonim Şirketi (“İFM”) olarak işlediğimiz kişisel verilerin başta Anayasa’da tesis edilen ilgili maddeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili sair mevzuat hükümlerine uyum konusunda İFM’nin yerine getirdiği faaliyetlerde benimsediği temel prensiplerin şeffaf şekilde kamuyla paylaşılması amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hakkında, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile işbu Politikanın hükümleri arasında çelişki bulunduğu takdirde, güncel mevzuat hükümleri öncelikli olarak geçerli olacaktır.
2. Veri Sorumlusunun Kimliği
- Unvan
- İFM FUARCILIK A.Ş.
- İnternet adresi
- https://www.ifm.com.tr/
- Telefon
- 0 212 468 52 51
- E-Posta
- info@ifm.com.tr
- KEP Mail
- ifmfuarcılık@hs03.kep.tr
- Adres
- Yeşilköy Mah. Atatürk Cad. Hol 1 Blok No:5/2 İç Kapı No:1 Bakırköy 34149 İstanbul / Türkiye
3. Kapsam
İşbu Politikanın kapsamı; şirket çalışanları, çalışan adayları, müşteriler, potansiyel müşteriler, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, iş birliği içinde olunan kurumların çalışanları ve yetkilileri ile diğer üçüncü kişilere ait işlenen kişisel verilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilere ilişkindir.
4. Tanımlar ve Kısaltmalar
Bu Politikanın uygulamasında geçen tanımlar ilgili mevzuata uygun şekilde aşağıda düzenlenen tabloda gösterilmiştir.
| Terim | Açıklama |
|---|---|
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
| Anonim Hale Getirme | Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. |
| Çalışan | Şirket ile arasında yapılmış olan iş akdi gereğince Şirkette çalışmakta olan kişileri ifade eder. |
| Çalışan Adayı | Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketin incelemesine açmış olan gerçek kişileri ifade eder. |
| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri ifade eder. |
| İş Birliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları, Yetkilileri | Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri de dâhil olmak üzere gerçek kişileri ifade eder. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli ve belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel Veri Sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteriler ve çalışanları ifade eder. |
| Müşteri | Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişileri ifade eder. |
| Potansiyel Müşteri | Ürün ve hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişileri ifade eder. |
| Şirket Yetkilisi | Şirketin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişileri ifade eder. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler. |
| Şirket İnternet Sitesi | İFM’ye ait “https://www.ifm.com.tr/” adresli internet sitesini ifade eder. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder. |
| Politika | İFM Fuarcılık tarafından hazırlanan işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasını ifade eder. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. |
| Ziyaretçi | Şirketin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişileri ifade eder. |
| Kanun | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu ifade eder. |
| Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
4. Kişisel Veriler İşlerken Uyulacak İlkeler
İFM Fuarcılık, kişisel veri işleme faaliyetinin her aşamasında Kanunun 4. maddesinde sayılan ve aşağıda gösterilen ilkelere uygun olarak hareket edecektir:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
5. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hususlar
5.1. Toplanan Kişisel Veriler
İFM Fuarcılık A.Ş. Anayasanın 20. maddesine ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
İFM Fuarcılık tarafından kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen kişisel verilerin kategorizasyonu ve açıklaması aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
| Kişisel Veri Kategorizasyonu | Açıklama |
|---|---|
| Kimlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan kimlik bilgileridir. Gerekli olduğu ölçüde değişkenlik göstermek üzere; T.C. kimlik numarası, adı, soyadı, pasaport numarası, fotoğraf, imza, anne/baba adı ve kimlik kartı, nüfus cüzdanı veya pasaportta bulunan diğer kişisel veriler. |
| İletişim Bilgisi | Gerekli olduğu ölçüde değişkenlik göstermek üzere; ikametgâh, cep telefonu numarası, adres, e-mail verileri. |
| Özlük | Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları. |
| Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler. |
| Müşteri İşlem Bilgisi | İFM Fuarcılık’ın sunmuş olduğu hizmetlerden faydalanan kullanıcılar ve gerçekleştirilen işlemlere ilişkin işlenen müşteri talep bilgileri, müşteri sipariş geçmiş bilgileri, çek, senet, fatura, dekont vb. kişisel veriler. |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | Giriş/çıkış kayıtları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları. |
| İşlem Güvenliği | IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri. |
| Risk Yönetimi | Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler. |
| Finans | Hukuki ilişkinin tipine göre değişkenlik gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen finansal kişisel veriler; banka hesap numarası ve hesap bilgileri (IBAN no, hesap sahibi vb.), kredi kartı bilgisi vb.; çalışanlara ilişkin finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı. |
| Mesleki Deneyim | Diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri. |
| Pazarlama | Anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler. |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Görsel ve işitsel kayıtlar. |
| Sağlık Bilgileri | Engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri. |
| Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler. |
| Biyometrik Veri | Parmak izi bilgileri, yüz tanıma bilgileri. |
5.2. Veri Grupları
İşbu Politika kapsamında işlenen kişisel verilerin sahipleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
| Kişisel Veri Konusu Kişi Grupları | Açıklaması |
|---|---|
| İFM Fuarcılık Hissedarı / Yetkilileri | İFM Fuarcılık şirketinin hissedarı ve yetkilileri olan gerçek kişiler. |
| Çalışanlar / Stajyerler | İFM Fuarcılık bünyesinde çalışan veya staj yapan gerçek kişiler. |
| Çalışan Adayları | Herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini İFM Fuarcılık’ın incelemesine açmış olan ancak İFM Fuarcılık bünyesinde çalışmayan ya da staj yapmayan gerçek kişiler. |
| İş birliği (iş ortağı) içerisinde olan kurumların / tedarikçilerin ilgili kişileri | İFM Fuarcılık ile hizmet alımı/satımı gibi herhangi bir iş birliği içerisinde bulunan kurumların yetkilileri, çalışanları gibi iş birliği faaliyetinin içerisinde görev alan gerçek kişiler. |
| Ziyaretçiler | İFM Fuarcılık yerleşik ofisine fiziksel olarak her türlü amaçla gelen yahut internet sitelerine ve Wİ-Fİ sistemine giriş yapan gerçek kişiler. |
| Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı | İFM Fuarcılık ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın İFM Fuarcılık’ın yürüttüğü ticari faaliyetler kapsamında kişisel verileri elde edilen potansiyel ürün veya hizmet alıcısı gerçek kişiler. |
| Ürün veya Hizmet Alan Kişi | İFM Fuarcılık ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın İFM Fuarcılık’ın yürüttüğü ticari faaliyetler kapsamında kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler. |
5.3. Kişisel Verileri İşleme Amaçları
İFM Fuarcılık tarafından işlenen kişisel veriler Kanuna uygun olarak işlenmektedir. Kişisel verileri işleme amaçları genel olarak gösterilmiş olup somut olayın özelliğine göre değişiklik gösterebilmektedir.
İFM Fuarcılık’a özel ticari faaliyete ilişkin planlama ve geliştirme, işin icrası ile hukuki ve teknik güvenliğin sağlanması kapsamında
- Şirketin fiziksel ve elektronik/ağ güvenliğine yönelik çalışmaların planlaması ve icrası,
- Resmî kurumlara yapılan bildirimler,
- Hukuken gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesi, yükümlülüklerin ifası,
- Sözleşmelerin kurulması ve ifasına ilişkin faaliyetler,
- Müşterilerle ilişkilerin yürütülmesi, yönetilmesi, planlanması ve icrasına ilişkin faaliyetler,
- Finans ve muhasebeye yönelik işlerin takibi,
- İş sürekliliği sağlanması faaliyetlerinin planlanması veya icrası,
- Etkinlik yönetimi,
- İş faaliyetlerinin etkinlik, verimlilik veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi,
- Mal/hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi,
- Ürün/hizmetlerin satım veya pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İFM Fuarcılık’ın mukim olduğu adrese giriş-çıkış yapan ziyaretçilere ilişkin yükümlülüklerin hukuka uygun şekilde yerine getirilmesi,
- Hizmet sonrası ve hizmet devam ederken talep/şikâyet süreçlerinin yönetilmesi ve sonuçlandırılması,
- İnternet sitesini iyileştirmek, teknik açıdan işlevselliğini izlemek ve gerektiği gibi çalışmasını sağlamak,
- Organizasyon ve etkinlik yönetimi.
Şirketin İnsan Kaynakları Politikaları ve Süreçlerinin Planlanması veya İcra Edilmesi
- Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanların memnuniyeti ve bağlılık süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
- Çalışanların özlük dosyalarının ilgili mevzuata uygun olarak tutulması amaçlarıyla verilerini işliyoruz.
5.4. Veri Grupları ile Veri Kategorilerinin İlişkilendirilmesi
| Kişisel Veri Kategorizasyonu | İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi |
|---|---|
| Kimlik Bilgisi | Çalışan, çalışan adayı, diğer-ticari ilişki kurulan; tüzel kişi çalışanı, yetkilisi, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, ürün veya hizmet alan kişi, ziyaretçi |
| İletişim Bilgisi | Çalışan, çalışan adayı, diğer-ticari ilişki kurulan; tüzel kişi çalışanı, yetkilisi, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, ürün veya hizmet alan kişi, ziyaretçi |
| Müşteri İşlem Bilgisi | Potansiyel ürün veya hizmet alıcısı/alan kişi, ziyaretçi |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | Çalışan, çalışan adayı, hissedar/yetkili, iş birliği içerisinde bulunulan kurumların ilgili kişileri, ziyaretçi |
| Finansal Bilgi | Çalışan, çalışan adayı, iş birliği içerisinde bulunulan tüzel/gerçek kişiler |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Çalışan, çalışan adayı, iş birliği içerisinde bulunulan tüzel/gerçek kişiler |
| Çalışan Adayı Bilgisi | İFM Fuarcılık bünyesindeki çalışanlar ve çalışan adayları |
| Sözleşme Bilgisi | İFM Fuarcılık bünyesindeki çalışanlar ile iş birliği içerisinde bulunulan tüzel/gerçek kişiler |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Gerektiği ölçüde ziyaretçiler hariç tüm veri grupları |
| Özlük Dosya Bilgisi | İFM Fuarcılık bünyesinde çalışanlar ile gerektiği ölçüde iş birliği içerisinde bulunulan kurumların ilgili kişileri |
| Görsel İşitsel Veri | Çalışan, çalışan adayı, hissedar/yetkili, iş birliği içerisinde bulunulan kurumların ilgili kişileri, ziyaretçi |
5.5. Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemi
Kişisel verilerinizi ilgili mevzuata uygun aydınlatma yapma suretiyle;
- İnternet sitemizi ziyaret ettiğiniz anda üretilen çerezler yoluyla,
- Sosyal medya kanalları yoluyla,
- Kartvizit paylaşımı yoluyla,
- Ziyaretçi kayıtları yoluyla,
- Veri sahipleri tarafından gönderilen e-postalar ve veri sahipleri ile yapılan gişe, stantlar, telefon üzerinden sürdürülen iletişim yoluyla,
- Sözleşmeler yoluyla
kişisel verilerinizi toplamaktayız.
5.6. Kişisel Verilerin İşlenme Yöntemleri ve Hukuki Sebep
Kanunun 5/1. maddesine uygun olarak İFM Fuarcılık kişisel veri işlerken açık rızanın alınması ve aydınlatma süreçleri gibi konulara azami dikkat ve özeni göstermektedir. İFM Fuarcılık açık rıza şartına dayanmadan uygun düştüğü konularda Kanunun 5. maddesinde sayılan meşru sebeplerin birine veya birkaçına dayanarak kişisel veri işleyebilir.
Kanunun 5/2. maddesinde sayılan meşru sebepler:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
5.7. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
İFM Fuarcılık A.Ş. Kanunun gerektiği ölçüde Kanunun 6/1. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel verileri de işlemektedir. İşlenen bu özel nitelikli kişisel veriler Kanuna uygun formda açık rıza alınarak ve yeterli önlemleri alarak işlenmektedir.
6. Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Hususlar
6.1. Kişisel Verilerin Aktarılması
İFM Fuarcılık A.Ş. Kanuna uygun şekilde kişisel veri sahibinin açık rızası olmadığı haller ile hukuka uygunluk hallerinin bulunmadığı hallerde, işlediği verilerin yurtiçi ve yurtdışına aktarılmaması konusuna azami özen ve dikkati göstermektedir.
6.2. İşlenen Kişisel Verilerin Yurt İçi Aktarımı
İFM Fuarcılık işlediği kişisel verilerin yurt içine aktarımında, ilgili kişinin açık rızası olmadığı durumlarda dahi Kanunun 8. maddesindeki şartlara uygun hareket etme koşulu ile işbu Politikaya uygun davranarak kişisel verileri yurt içine aktarabilecektir.
Bu koşullardan Kanunun 5/2. maddesindeki;
- Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
- Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde aktarılması,
- Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması
koşullarının bulunması durumunda normal nitelikli kişisel veriler ilgilinin açık rızasına dayanmadan yurt içine aktarılabilecektir.
6.2.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt İçine Aktarılması
İFM Fuarcılık işlediği özel nitelikli kişisel verilerin yurt içine aktarımında ilgili kişinin açık rızası olmadığı durumlarda dahi Kanunun 8. maddesindeki şartlara uygun hareket ederek kişisel verileri yurt içine aktarabilecektir. İşlenen özel nitelikli kişisel veriler, gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınmasıyla birlikte aşağıdaki hallere uygun olarak işlenebilecektir:
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
İFM Fuarcılık işlediği özel nitelikli verileri Kanunun 8. maddesine uygun olarak yukarıda sayılan koşulları sağlayarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işleyebilir.
6.3. Kişisel / Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
İFM Fuarcılık normal ve özel nitelikli kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası ve mevzuatta sayılan aktarma sebeplerinin bulunmadığı hallerde yurt dışına aktarmaz. Ancak Kanunun 9. maddesinde sayılan hükümlere uygun hareket etme koşuluyla, ilgili kişinin açık rızası bulunmaksızın yurt dışına aktarım yapılabilir.
Kanunun 9/2. maddesinde sayılan aktarım yapılacak yabancı ülkede;
- Yeterli korumanın bulunması,
- Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması
koşullarının sağlandığının açık olması şartıyla yurt dışına aktarım yapılabilir.
6.3. Aktarım Yapılabilecek Alıcı Grupları, Aktarımın Amacı ve Tanımı
İFM Fuarcılık ilgili mevzuata uygun şekilde yukarıdaki maddelerde sayılan koşulların sağlanması halinde ve ilgili diğer tüm mevzuatlar gereğince işlediği kişisel verileri;
- İş ortağı,
- Tedarikçi,
- İFM Fuarcılık Hissedarı / Yetkilileri,
- Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları,
- Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri,
- Bankalar
ile paylaşabilir.
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Alıcı Grupları | Tanımı | Aktarım Amacı |
|---|---|---|
| İş ortağı | İFM Fuarcılık’ın ticari faaliyetini yürütürken birlikte projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu veri sorumlularını tanımlar. | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak. |
| Tedarikçi | İFM Fuarcılık’ın ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, veri işleme amaçları ve talimatları doğrultusunda İFM Fuarcılık’a hizmet sunan taraflar. | Tedarikçiden elde edilen ve ticari faaliyetleri yerine getirmek için gerekli hizmetlerin İFM Fuarcılık’a sunulmasını temin etmek amacıyla sınırlı olarak. |
| İFM Fuarcılık Hissedarı / Yetkilileri | İFM Fuarcılık hissedarı / yetkilisi olan gerçek kişiler. | İFM Fuarcılık’ın faaliyetlerine ilişkin stratejilerin planlanması, yönetimin sağlanabilmesi ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak. |
| Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine göre İFM Fuarcılık’tan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları. | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının yetkileri dâhilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak. |
| Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümlerinde belirlenen şartlara uygun olarak kurulmuş ve kanunun belirlediği çerçevede faaliyet gösteren; İFM Fuarcılık’tan belge almaya yetkili özel hukuk kişileri. | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak. |
| Özel ve Kamu Bankaları | İFM Fuarcılık ile çalışan ve aylık ücretin ödenmesi dâhil çeşitli alanlarda çalışmalar yapılan özel ve kamu bankaları. | Hak ve alacaklar ile ilgili sözleşmeler, temliknameler ve ilgili yasal mevzuat gereği paylaşımı zorunlu olan bilgilerle sınırlı olarak. |
7. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası
İFM Fuarcılık A.Ş. işlediği kişisel verileri yürürlükte bulunan mevzuatta öngörülen minimum süre ile işlendikleri amaç için gerekli olan süreler kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda mevzuatta öngörülen minimum sürenin geçmesi ve işledikleri amaçla bağlantılı sürenin geçmesi halleri periyodik olarak kontrol edilerek ve/veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, imha edilir veya anonim hale getirilir.
Kişisel verinin her bir kategorisi için saklama süresi ve İFM Fuarcılık’ın veriyi saklamak zorunda olduğu yasal yükümlülükler de dâhil olmak üzere bu sürenin belirlenmesinde kullanılan kriterler, İFM Fuarcılık’ın Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilmiştir ve tüm durumlarda uygulanacaktır.
8. Veri Güvenliğini Sağlamaya Yönelik Tedbirler
İFM Fuarcılık A.Ş. kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik ilgili mevzuatta ve Kurulun öngördüğü her türlü teknik ve idari tedbirleri alma konusunda azami dikkat ve özeni göstermektedir.
a.1. Kişisel Veri Güvenliği Amacıyla Alınan İdari Tedbirler
- Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri periyodik olarak yapar/yaptırır.
- Kişisel veri güvenliği politikaları ve prosedürleri bulunmaktadır.
- Bilgili ve deneyimli personel istihdam eder; personele gerekli eğitimleri verir; farkındalık çalışmaları periyodik olarak yapılır.
- Veri minimizasyonu anlayışını benimseyerek kişisel verilerin mümkün olduğunca azaltılması için çalışır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş/çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınır.
- Fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanır.
- Kişisel veriler yedeklenir; yedeklenen kişisel verilerin güvenliği sağlanır.
a.2. Kişisel Veri Güvenliği Amacıyla Alınan Teknik Tedbirler
- Ağ ve uygulama güvenliği sağlanır.
- Kişisel veri içeren elektronik ortamların güvenliği sağlanır.
- Güvenlik duvarı kullanılır.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılır.
- Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontroller yapılır.
- Veri güvenliği için bilgili ve deneyimli kişiler istihdam edilir; eğitimler periyodik verilir.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanır ve takip edilir.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulaması sürekli takip edilmektedir.
9. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları ve Bu Hakların Kullanılması
9.1. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanunun 11. maddesinde sayılan aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse, bu bilginin yapısına ilişkin bilgi talep etme ve kime ifşa edildiğini öğrenme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme ve bu yönde yapılan işlemin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde, bunların düzeltilmesini ve bunun üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde, zararın giderilmesini talep etme.
9.2. Kişisel Veri Sahiplerinin Haklarını Kullanabilmesi
Veri sahipleri Kanunda sayılan haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle birlikte Kanun ile Kurulun belirlediği yöntemlere uygun şekilde İFM Fuarcılık’a iletebilirler. Bu doğrultuda gerekli her türlü bilgiye, İFM Fuarcılık tarafından hazırlanan KVKK başvuru formunun https://www.ifm.com.tr/KVKK/Veri_Sahibi_KVKK_Basvuru_Formu-ifm.pdf kullanılması vasıtasıyla ulaşılabilir.
İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret baz alınarak masraf talep edilebilir.
10. Politikanın Yürürlüğü
İFM Fuarcılık tarafından hazırlanan bu politika Genel Müdür tarafından onaylanıp, internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girdiği kabul edilir. Hazırlanan bu politika İFM Fuarcılık tarafından periyodik olarak gözden geçirilerek olası Kanun veya Kurul kararı değişikliğine uygun hale getirilir. Yapılan güncellemeler ayrıca tablo halinde politikanın sonunda gösterilir.